MyDOC to system gromadzenia i zarządzania dokumentami elektronicznymi. Wprowadzane do systemu dane mogą pochodzić z różnych źródeł:

• faksy

• skanowane dokumenty
• dane pochodzące z zewnętrznych systemów informatycznych w różnej formie
• dokumenty MS Office, OpenOffice, PDF, rysunki
  
• załączniki wszelkiego rodzaju
• poczta elektroniczna
• informacja wprowadzana ręcznie
  

System tworzy wspólne repozytorium dokumentów istotnych dla działania firmy oraz udostępnia je grupie pracowników. Dzięki temu umożliwia:

• elektroniczne przetworzenie zadań i dokumentów przychodzących/wychodzących z przedsiębiorstwa,

• zminimalizowanie obiegu dokumentów w formie papierowej
• komunikację między użytkownikami
• kontrolę wykonania oraz stan realizacji poleceń służbowych
• ograniczenie kosztów materiałów biurowych (papier, tonery itp.)
• szybki dostęp do aktualnych danych

Zalety:

• struktura systemu jest otwarta, umożliwia dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa poprzez dołączenie do systemu dedykowanych formularzy, metod ich prezentacji, wyzwalanych z poziomu aplikacji czynności i kolejnych działań

• wykorzystując mechanizm replikacji środowisko jest idealne dla organizacji działających przy dużym rozproszeniu w terenie użytkowników – każdy posiada kopię wybranych baz, która synchronizowana na bieżąco z bazą centralną umożliwia pracę z systemem bez bezpośredniego kontaktu z firmą, np. na spotkaniach z klientem, w pociągu, za granicą
• organizacja danych pozwala na wyszukanie oraz przeglądanie zgromadzonych w systemie danych wg różnych cech, które tym danym przypiszemy
• wyszukiwanie pełnotekstowe zawartych w systemie treści

Baza Kontrahentów

• informacje teleadresowe kontrahentów

• informacje teleadresowe osób i ich powiązanie z kontrahentami

Terminarz

• każdy tworzony w systemie dokument może być powiązany z datą w terminarzu

• każde zdarzenie w terminarzu może generować powiadomienie
• każde przeterminowane zdarzenie może generować przypomnienie o czynności do wykonania

Baza produktów (opisowa baza wiedzy o produktach)

• opis oferowanych/posiadanych/kupowanych produktów

• przechowywanie zdjęć oraz dokumentacji powiązanej z produktami
• możliwość dołączania opisu produktu do tworzonych innych dokumentów

Każdy Dokument jest opisany przez następujące cechy

• kontrahent

• osoba prowadząca
• nazwa/temat
• status
• rodzaj
• podział na kategorie
• słowa kluczowe
• zdarzenie w terminarzu
• kto może widzieć i edytować

Dzięki odpowiednim przypisaniom i określeniu Statusu możemy na szybko uzyskać informację:

• jakie zadania są do wykonania

• jaki jest status zadań
• kto za te zadania odpowiada
• jaki jest ich termin realizacji
• opis
• pełna historia zdarzeń z kontrahentem

Główne zalety systemu:

• centrum informacji

• współdzielone repozytorium dokumentów
• dostęp do danych z każdego miejsca na świecie
• aktualność danych dla wszystkich
• dostęp do WSZYSTKICH danych nawet przy braku kontaktu z firmą (istotne dla pracowników „mobilnych”)